Software para gestionar reservas de grupos: qué tiene que hacer
Una reserva de grupo no es una mesa más: tiene sala, menú, señal y varias conversaciones hasta cerrarse. Esto es lo que debería resolver una herramienta y cómo saber si te hace falta.
- Una reserva de grupo es una venta: hay que contestar rápido, proponer sala y menú, cobrar una señal y avisar a cocina.
- Los sistemas de reservas de mesa bloquean el espacio, pero no llevan la conversación, la propuesta ni el cobro.
- La necesitas cuando las peticiones se pierden en el correo y el WhatsApp, cuando las lleva más de una persona o cuando tienes varios locales o salas.
- Lo mínimo: una bandeja única, propuestas con precio cerrado, cobro de la señal, calendario de salas y una hoja de servicio para cocina.
Por qué el sistema de reservas de mesa no basta
El sistema de reservas está pensado para mesas de 2 a 8 personas que llegan, comen y se van. Un grupo de 30 para una cena de empresa empieza con una pregunta («¿tenéis sala para 30 el 12 de diciembre?»), sigue con un presupuesto, un menú cerrado, una lista de alergias y una señal, y termina con un número final de comensales unos días antes.
Esa parte comercial suele vivir repartida entre el buzón de reservas, el WhatsApp del local, notas de llamadas y una hoja de Excel. Ahí es donde se pierden peticiones, se olvida una alergia o se cobra una señal que nadie apunta.
Lo que tiene que hacer
- Recoger todas las peticiones en un sitio, lleguen por mail, por el formulario de la web, por teléfono o por WhatsApp.
- Leer los datos clave de cada petición: personas, fecha, hora, motivo, presupuesto y alergias.
- Proponer sala y menú con precio cerrado, con las salas que están libres y caben.
- Cobrar la señal con un enlace de pago y saber en todo momento qué está pagado.
- Seguir cada grupo por estados: nueva, en conversación, propuesta enviada, confirmada, celebrada o perdida (y por qué).
- Ver todos los locales y salas en un calendario.
- Dar a cocina una hoja de servicio con menú, número de comensales y alergias.
Excel y correo, sistema de reservas o CRM de grupos
| Excel y correo | Sistema de reservas de mesa | CRM de grupos | |
|---|---|---|---|
| Peticiones de varios canales | Repartidas | Solo las que entran por su widget | En una bandeja |
| Propuesta con sala, menú y precio | A mano | No | Sí |
| Cobro de la señal | Transferencia y apuntarlo | Depende del sistema | Enlace de pago y estado |
| Varios locales y salas | Una pestaña por local | Sí, como mesas | Sí, con capacidad y menús |
| Hoja para cocina | A mano | No | Sí |
No se excluyen: el CRM de grupos lleva la venta y el sistema de reservas sigue guardando la ocupación del local.
Cómo lo resuelve Appetece Grupos
Appetece Grupos junta las peticiones de mail, formulario web, teléfono y WhatsApp en una bandeja, prepara la propuesta con sala, menú y señal, y cobra la señal con Stripe en la cuenta del restaurante.
Puedes verlo con datos de ejemplo en la demo.
Preguntas frecuentes
¿A partir de cuántos grupos al mes compensa una herramienta?
No hay una cifra mágica. Compensa cuando las peticiones se te acumulan sin contestar, cuando las lleva más de una persona o cuando tienes varios locales: es entonces cuando el correo y el Excel empiezan a perder información.
¿Sustituye a mi sistema de reservas?
No. Lleva la parte comercial del grupo (petición, propuesta, señal y seguimiento). La ocupación del local la sigues gestionando en tu sistema de reservas.
¿Sirve para un grupo de restaurantes?
Sí: cada local tiene sus salas, con capacidad mínima y máxima, y sus menús de grupo, y el calendario los enseña todos juntos.
Appetece Grupos junta las peticiones de grupo de tu restaurante en un solo sitio, con propuesta, señal y calendario.
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